我校二级学院办公室的现状及建议

王希成  院工会主席、办公室主任 

一、高校二级学院办公室的主要职能

    二级学院办公室主要承担着学校与学院、学院与学院、教师和学生三者之间的联系工作，是三者之间的桥梁，是二级学院工作的核心部门，承担着管理学院各项政务、协调关系和搞好服务的重要职责，发挥着承上启下、协调沟通的纽带和中枢作用。具体工作内容有：1）负责起草学院综合性计划、报告、总结等文稿，根据上级要求或学院需要制定学院规章制度、文件，以学院的名义发布通知、决定等公文。2）组织、安排、协调学院综合性工作及全院重大活动，安排院级会议。3）协调安排学院领导的重要工作日程。4）办公用品的采购、分配及管理工作。5）综合档案的收发、登记、传阅、归档等工作。6）学院对外宣传、学院网站的建设及管理工作。7）负责学院之间、学院和职能部门之间的联络及接待工作。8）学院党政公章及学院领导印章的使用和管理工作。9）学院领导交办的其他工作。

二、高校二级学院办公室工作人员的现状

    首先，人员素质水平参差不齐，由于办公室人员的入职门槛较低，在现有50岁以上的办公室人员中，多数为我校教师的配偶、子女等家属，这部分人员学历低，自身没有经历过全日制本科教育过程，对本科教育的过程、环节、规律不熟。办公室年轻一些的人员，又有一部分是从教师岗转过来的，这些人员学历、受教育的经历没问题。但从工作实际情况来看，这些办公室人员的思想观念还没有完全转变过来，往往思维方式都不太一样，主动服务意识不强。其次，办公室人员管理的内容多，范围广，涉及党务、财务、资产、设备、人事、教学、科研、宣传、实验室、安全、制度建设、外联、后勤保障、工会等诸多工作。有的工作相当繁琐，要求投入大量时间，花费许多精力。二级学院办公人员配备有限，对比各学院办公室，配备人员也不完全一样，像我院基本配备为办公室主任1人、组织人事秘书1人、科研研究生秘书1人、教学秘书2人。对口的上级部门有校办六个科室10个部门、全校23个学院、12个党群机构、21个行政机构、20个直属单位将近90个单位。婆婆太多，每个人每个部门都时不时要求提交总结、报告、统计数据等等，有些资料多个部门多次重复提交。同时，办公室还承担了全校约524班高等数学、线性代数、概率论与数理统计，386个班大学物理和物理实验课的教学组织任务，自己学院三个研究生专业、三个本科专业、80多人少数民族预科生教学组织、管理工作。因此，办公室管理人员往往疲于各种各样、琐碎的日常事务和处理各种突发事件之中去，没有时间和精力提升自身的业务水平和管理能力。再次，高校普遍存在重视科研教学、轻行政，二级学院行政人员更是弱势群体。在职称晋升、绩效分配时无话语权，处于被动地位。同时，工作中找不到职业地位和自我成就感，长期以往，心理上产生一种不平衡，容易产生职业怠倦情绪。

三、对提高二级学院办公室工作效率的建议

     1、建议学校根据办公室工作内容，统一合理设置岗位，明确岗位人数，同工同酬。由于各二级学院办公室的工作绝大部分是相同的，学校人事部门可以科学研究设岗，各二级学院统一设岗，不得随意变更工作岗位名称、职责和人数。同时，明确各岗位对口学校的哪些职能部门，方便各岗位学院间横向联系，学院与职能部门间纵向联系，提高工作效率。

     2、提高办公室人员的业务素质。二级学院办公室人员自身的素质关乎学院的管理水平和工作效率。我院办公室现有工作人员，都具有研究生以上学历，都是211大学本科毕业，从事过多年的课堂教学，本身学习能力较强。办公室工作技巧和经验不足，学校学院应该根据工作岗位的要求适当为办公室人员提供考察、学习的机会，提高业务素质和工作能力。

    3、强化二级学院办公室的服务意识。高校二级学院办公室虽然不直接参与教学研究，但它很大程度上决定了学院的管理水平。因此办公室人员要提高认识，牢固树立为领导、为师生提供优质服务的意识，应该将服务意识放在首位，树立一切为师生服务的理念，变被动式服务为主动式服务同时，学院制定相应的责任制度，规范管理。

     4、建立健全办公室人员激励机制。要提高二级学院办公室人员工作效率，就要提高大家工作的积极性，就要让大家在工作中得到成就感和自豪感，最有效的办法就是建立健全激励机制，赏罚分明，多劳多得，打破吃大锅饭的平均主义。同时，平衡学院办公室行政人员、机关管理人员的晋升关系，人人享有平等的晋升机会。长期以来学院办公室人员实际得不到晋升机会，是办公室人员意见最大的地方，严重打击了他们工作的积极性。建议可以参考公务员的办法执行，如：同一岗位每十年或十五年晋升半级等。